堆疊的圖紙、散落的合同、難找的資質文件，這些曾經是浙江華普新材日常辦公的真實寫照，而如今，這一切已被統一、規范的數字化檔案管理系統所取代。

在浙江華普新材的檔案室內，一份新簽訂的合同不再需要經歷打印、簽字、復印、分發、歸檔的繁瑣流程?，F在，工作人員只需通過會博通系統掃描上傳，即可自動完成分類、編號和歸檔，并同步設定權限管理和審批流程。

“找一份文件再也不用翻箱倒柜了”，公司文檔管理專責感慨道，“現在只需輸入關鍵詞，幾秒鐘就能精準定位所需檔案，效率提升了一半以上”。

01 制造業檔案管理的共同困境

作為一家深耕制造業的企業，浙江華普新材手中掌握著大量核心資產：研發圖紙、工藝標準、質檢報告、合同協議等。這些文件是企業運營的血脈，卻也是管理難題的源頭。

在引入會博通之前，浙江華普新材面臨典型制造業企業共有的文檔管理困境。文件夾命名五花八門，“產品A圖紙”和“產品A最新圖紙”混在一起，找文件如同大海撈針。

重要文件通過U盤拷來拷去，流轉過程無法追溯，存在嚴重安全隱患?？绮块T借閱資料需要打印簽字，再通過快遞或專人送達，不僅效率低下，還容易丟失。

員工離職時，存儲在個人電腦中的文件交接不全，可能導致關鍵技術資料永久“消失”。這些看似瑣碎的問題，實則影響著企業的運營效率和核心競爭力。

檔案管理的混亂不僅拖慢了工作效率，更隱藏著不小的安全風險。浙江華普新材的文檔管理專責坦言：“不是我們不重視，是傳統的管理方式太落后了”。

02 為何選擇會博通？

面對這些難題，浙江華普新材開始尋求專業的檔案管理解決方案。在經過多方比較后，會博通文件檔案知識一體化管理系統成為最終選擇。

這一選擇背后有著多重考量。

會博通系統支持全門類檔案覆蓋收、管、存、用的全生命周期管理，無論是合同、榮譽資質還是證照，都能得到妥善處理。

系統提供了強大的權限管理功能，可以按部門、崗位或個人靈活設置訪問權限，確保“該看的能看到，不該看的碰不著”。

會博通還支持與釘釘等辦公軟件打通，員工無需記憶新密碼，使用釘釘賬號即可登錄系統，大大降低了使用門檻。

會博通的信創適配能力也是重要考量因素。系統可全面適配從服務器、數據庫、操作系統到中間件等全國產化軟硬件生態，滿足企業長期發展的需要。

03 實施方案與過程

浙江華普新材的會博通系統實施過程經歷了幾個關鍵階段。項目啟動前，公司先進行了全面的檔案盤點，了解現有檔案的類型、數量和管理狀況。

在系統部署階段，實施了分類方案設計，按照國家檔案標準和行業規范建立統一的檔案分類體系。權限結構配置則根據崗位職責設定不同的檔案訪問和操作權限。

公司還制定了詳細的數字化標準，包括文件命名規則、格式要求等，確保新產生的檔案符合規范。

對于已存在的紙質檔案，浙江華普新材采用會博通的掃描機器人進行批量數字化處理。這些掃描機器人能夠高速處理紙質文件，并自動生成雙層PDF文件，大大提升了數字化效率。

值得一提的是，公司并沒有一味追。即同時管理紙質檔案與數字檔案，確保兩者之間能夠無縫銜接、統一利用。

實施過程中，公司采取了分階段推進的策略，首先將合同、榮譽資質、證照等重要但相對規范的文件歸檔錄入系統，然后再逐步擴展到其他類型的文件。

04 成效與價值

會博通系統的引入為浙江華普新材帶來了多方面的價值。在效率提升上，文件檢索時間大幅減少，以前需要半天甚至更長時間才能找到的文件，現在幾秒鐘就能調出來。

跨部門借閱文件的流程也大大簡化，以前需要。

在安全管控方面，系統完善的權限管理體系確保了敏感信息只能被授權人員訪問。詳細的操作日志記錄讓每一次文件查看、下載和修改都有跡可循，大大降低了信息泄露風險。

防擴散水印功能也在文件打印時自動添加使用者信息，有效防止了紙質文件的濫用。

會博通系統還幫助浙江華普新材實現了知識資產的沉淀與共享。通過構建企業知識庫，企業的經驗與案例得以有效保存，新人上崗培訓也更加高效。

下表概括了會博通系統為浙江華普新材帶來的主要變化：

05 經驗與啟示

浙江華普新材的檔案管理數字化轉型實踐為其他制造業企業提供了寶貴經驗。高層支持是項目成功的關鍵。檔案管理系統的實施涉及多個部門的工作習慣改變，沒有管理層的堅定支持很難推進。

企業需要根據自身實際情況制定分階段實施計劃，不必一味追求一步到位。浙江華普新材就是先從合同、資質等核心檔案入手，再逐步擴大覆蓋范圍。

員工培訓和文化轉變同樣重要。系統最終需要員工使用，只有讓員工認識到新系統帶來的便利，才能提高采納率。

浙江華普新材將會博通系統與釘釘打通的做法，降低了員工的學習成本，大大提高了系統的使用效率。

制造業企業的檔案管理數字化轉型不是簡單地將紙質文件電子化，而是要通過系統實現知識資產的規范管理和價值挖掘。會博通系統在浙江華普新材的應用，正是實現了這一轉變。

隨著合同、榮譽資質、證照等核心資料陸續歸檔錄入系統，浙江華普新材正在將更多類型的文件納入規范化管理軌道。檔案管理系統已與企業微信、釘釘等辦公平臺無縫集成，員工在任何場景下都能快速獲取所需檔案支持。

管好知識資產，正成為制造業企業行穩致遠的新基石。