引言：面對日益增長的綜合文檔管理需求，廣東明安防火門窗有限公司通過部署會博通檔案管理系統，實現了合同、產品、生產等多類檔案的集中統一管理，徹底解決了ISO質量管理體系文檔的版本混亂問題，打破了部門信息壁壘。

在現代制造業中，有效的文檔管理已成為企業高效運營和合規發展的關鍵支撐。據商務部調研數據顯示，超60%的企業因檔案管理疏漏遭遇合規糾紛。

廣東明安防火門窗有限公司作為防火門窗制造企業，深知檔案管理對于質量控制與合規經營的重要性。公司選擇了會博通檔案管理系統，將其應用于綜合文檔與檔案管理，取得了顯著成效。

01 檔案管理困境：制造業企業普遍面臨的挑戰

廣東明安防火門窗有限公司在日常運營中產生了大量合同、產品設計圖紙、生產質量檢測文件和ISO質量管理體系文檔。這些文檔分散在不同部門和個人手中，形成了信息孤島。

傳統紙質檔案管理模式存在效率低、風險高等問題。公司曾面臨以下痛點：

1.文檔分散難查找：合同、產品資料等重要文件分散保存，檢索困難，影響工作效率；

2.版本控制混亂：ISO質量管理體系文檔多人修改，版本不一，易造成執行標準不統一；

3.部門協作效率低：缺乏共享機制，信息流通不暢，重復工作現象時有發生；

4.安全管控存在風險：重要文檔缺乏權限控制和備份機制，存在丟失和泄露風險。

02 解決方案：會博通一體化檔案管理系統的部署

針對以上痛點，廣東明安選擇與會博通合作，部署了會博通文件檔案知識一體化管理系統，主要從三個方面解決了文檔管理難題。

1.集中統一管理各類檔案

會博通系統為廣東明安建立了集中的海量文檔管理平臺，對合同、產品技術文件、生產管理文檔等綜合檔案進行全生命周期管理。

系統實現了文檔從收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等一系列流程的電子化管理。這意味著無論是銷售部門的客戶合同、技術部門的產品設計圖，還是生產車間的質檢報告，都能在統一平臺中進行管理。

2.ISO文檔的專業化管理

針對ISO質量管理體系文檔的特殊性，會博通提供了專業的版本控制功能。系統通過版本管理，可對文檔進行版本更新、回退和編輯，確保每次修改都有記錄可追溯。

會博通系統支持OCR智能識別組件，能夠以后臺服務方式批量提取掃描件文字，支持全文檢索，大大提升了歷史檔案數字化效率。這對于管理ISO標準文件、質量手冊、程序文件等至關重要。

3.部門間文檔共享與協作

會博通系統建立了嚴謹的權限體系，支持分級授權，可以對授權行為進行監督。這使得廣東明安可以在確保安全的前提下，實現部門間文檔共享。

系統細致的授權單位，既支持對單個文件進行授權，也支持對單個用戶進行授權。這種靈活的權限管理機制，使得不同部門之間能夠安全、高效地共享文檔，促進協作。

03 實施成效：效率與管控能力的雙重提升

通過部署會博通檔案管理系統，廣東明安在多個方面取得了顯著成效。

1.管理效率大幅提升

實現文檔電子化集中管理后，文件檢索速度提高到極為明顯。以往需要花費數小時甚至更長時間查找的文檔，現在通過系統全文檢索功能，只需輸入關鍵詞即可秒級找到所需文件。

OCR智能識別功能使得紙質文檔數字化后能夠直接通過圖片內文字進行檢索，極大地提升了歷史檔案的利用效率。

2.質量管理更加規范

ISO質量管理體系文檔的版本管理變得簡單明了。系統記錄每次文檔修改的痕跡，確保了過去隨時可查看歷史版本，避免了因版本混亂導致的質量標準執行不統一問題。

電子簽章模塊的應用使歸檔章數字化，加密歸檔文件，確保數據安全。這對于質量體系文件這類需要確保完整性和不可篡改性的文檔尤為重要。

3.部門協作更加高效

會博通系統建立的共享機制打破了部門信息壁壘。銷售部門可以及時獲取最新的產品技術資料，生產部門能夠快速參考質量檢驗標準，管理層可以隨時查看合同執行情況。

系統提供的在線預覽功能，支持各種格式文檔如MP4、pdf、doc、TXT、JPG、PNG等，無需下載，可直接預覽查看和打印，進一步提高了協作效率。

4.安全管控全面增強

會博通系統的防擴散水印功能為文檔安全加了又一道防線。文檔進行預覽、打印和下載時可顯示水印標簽，水印格式內容完全自定義，可以自主添加、刪除或修改。

系統完善的權限管理體系確保了敏感文檔只能被授權人員訪問，降低了信息泄露風險，為企業核心知識資產提供了安全保障。

04 借鑒價值：會博通在制造業的應用前景

廣東明安防火門窗有限公司的成功實踐，為制造業企業提供了檔案數字化管理的優秀范本。會博通系統模塊化設計和靈活配置能力，使其能夠適應不同規模制造業企業的需求。

對于小型制造企業，會博通提供了工作組版/標準版選擇，支持多用戶協同、權限分級與快速檢索，按需分配服務器資源。對于無服務器的小型企業，會博通檔案管理服務器（一體化部署）預裝文檔管理系統，出廠前已按實際應用場景進行配置與檢測，開箱即用。

對于中大型制造企業，會博通企業版支持多類型文檔數據庫并行，滿足海量數據管理需求。系統的高擴展性支持企業隨著業務發展不斷擴容升級。

會博通系統的信創適配能力也為制造業企業提供了額外價值。會博通文檔管理系統信創版適配銀河麒麟操作系統，達夢或MySQL數據庫，符合《網絡安全法》要求，這對于有國產化要求的企業尤為重要。

結語

會博通系統在廣東明安的實施效果表明，制造業企業通過檔案數字化管理，不僅能夠提高工作效率，更能降低合規風險，激活知識資產價值。

系統提供的權限管理和防擴散水印功能，確保了敏感技術文檔和安全質量控制記錄的安全性與完整性，這對于防火門窗這類關乎公共安全的產品尤為重要。