社區矯正對象的檔案管理，是矯正中心工作的核心環節。

實踐中發現，不同地區對矯正對象檔案的分類管理方式存在顯著差異：

有的省份，如湖南省，制定了極為詳盡的檔案分類制度，層級清晰、要求嚴格；而更多地區則在遵循上級法規的基礎上，結合本地實際需求，形成了靈活多樣的分類方法。這種差異性要求檔案管理系統必須具備足夠的靈活性，能“入鄉隨俗”。

會博通檔案管理系統深刻理解這一需求，其核心設計理念之一就是將檔案分類的“決策權”真正交還給使用者。最了解本地管理實際和業務需求的，正是身處一線的矯正工作者。因此，會博通提供了強大的自定義檔案分類功能，旨在幫助各社區矯正中心構建真正屬于自己的檔案管理體系。

一、如何用會博通打造你的專屬檔案分類？

1、自由定義分類結構：

打破固定模板限制： 系統不強制使用單一固定的分類標準。無論你所在的地區要求按照“入矯、日常管理、解矯”三大階段分類，還是需要進一步細分為“法律文書、風險評估、矯正方案、教育學習記錄、公益活動記錄、考核獎懲、解除材料”等子類，甚至需要根據特殊管理對象（如未成年人、重點管控對象）設置專門類別，都可以輕松實現。系統還提供“社區矯正對象檔案分類模板”等預設模板，方便快速初始化，用戶可直接套用或按需修改。

靈活層級設置： 支持創建多級分類目錄（即“分類管理器”的樹狀結構）。例如，常見的社區矯正對象檔案層級可以是：

一級類目“矯正對象檔案管理” -> 二級類目“2024年度” -> 三級類目“管制人員” -> 四級類目“李海濤” -> 五級類目（最底層分類）“調查評估材料”、“月度考核報告”等。層級深度由管理員根據實際復雜度設定。

最關鍵的是，具體的檔案條目（文件）必須放置在規劃好的“最底層分類”節點中。

動態調整： 當地方政策更新或管理需求變化時（如新增“心理輔導記錄”類別），管理員可隨時在后臺增減、合并或調整分類層級，無需依賴軟件開發商二次開發。

2、定制化檔案信息字段：

貼合本地表單： 不同地區要求填寫的矯正對象信息表單可能不同。管理員可以為每一個檔案分類（特別是最底層分類）自定義字段。

例如： 在“入矯登記表”類目下，設置“接收日期”、“案由”、“矯正期限”、“管轄司法所”、“首次風險評估等級”等字段；

在“公益活動記錄”類目下，設置“活動日期”、“活動內容”、“時長”、“組織單位”、“負責人簽字”等字段。

對于“矯正對象”人員節點，可設置“姓名”、“身份證號”、“風險等級”、“管理類別”、“犯罪類型”、“刑期信息”等詳細人員屬性字段。檔號作為關鍵標識字段，其編制規則（如包含全宗號、年度、保管期限等）也可通過字段配置實現。

類型豐富： 字段支持文本、數字、日期、下拉選項、單選/多選框、附件上傳等多種格式，確保信息錄入規范、完整。如需更復雜的描述，可利用“附加屬性模板”擴展信息項。

3、匹配本地管理流程：

檔案的創建、流轉、審批、歸檔流程能與自定義分類緊密關聯?？梢詾椴煌悇e的檔案設置不同的處理流程。

例如： “矯正方案變更審批”類別的檔案可能需要經過“社工起草 -> 矯正小組長審核 -> 司法所長審批”的流程；而“月度思想匯報”類別的檔案可能只需“矯正對象提交 -> 社工確認歸檔”的簡易流程。系統流程引擎支持按需配置。

4、精細權限控制：

基于自定義的分類體系，可以精確設置不同角色（如司法所長、專職社工、普通工作人員）對不同類別檔案的操作權限（查看、錄入、修改、刪除、下載等），確保檔案信息安全合規，特別是敏感信息（如評估報告、獎懲記錄）的訪問控制。

二、自定義分類帶來的核心價值：

1、無縫適應本地制度： 

無論是嚴格遵循類似湖南的省級規范，還是執行本地特色的管理細則，自定義分類都能讓系統架構與制度要求高度吻合，確保系統真正服務于管理。

2、提升管理效率與規范性：

結構清晰，查找便捷： 符合本地工作習慣的分類結構，讓工作人員能在“分類管理器”中快速定位所需檔案。

錄入精準，減少差錯： 定制化的字段設計，引導工作人員準確、完整錄入信息。

流程順暢： 與分類綁定的流程，確保各類檔案按規則流轉審批。

歸檔明確： 明確的“最底層分類”規則，使歸檔位置清晰，管理有序。

3、保障合規與安全： 

精細的權限設置是滿足檔案保密性要求的基石。

4、具備未來擴展性： 

管理員可自主調整分類和字段，系統能快速適應新的業務需求。

三、操作建議：

1、梳理本地規則： 

詳細整理本地區關于矯正對象檔案管理的制度文件及內部操作規范，明確必須包含的檔案類別、信息項（字段）、流程環節以及歸檔規則（按件/按卷？是否裝盒？檔號編制規則）。

2、規劃分類體系： 

基于梳理結果，在會博通管理后臺規劃檔案分類樹狀結構（分類管理器）。建議從大類開始（如“矯正執行檔案”），逐步細化到子類，并最終確定用于存放具體檔案文件的最底層分類節點（如“入矯材料-法律文書”）。思考哪些類別需要特殊流程或權限。善用系統提供的“社區矯正對象檔案分類模板” 作為起點。

3、配置字段與流程： 

為每個最底層分類配置必要的信息字段（名稱、類型、是否必填），特別注意配置符合規定的“檔號”字段。根據業務規則，配置相應的審批和歸檔流程。

4、設置權限： 

根據崗位職責，為不同用戶角色分配對各類別檔案的操作權限。

5、試點與優化： 

初期在小范圍（如某個司法所）試點運行：

測試分類結構的合理性和查找便捷性。

測試字段設置的完整性和錄入便利性。

測試流程（特別是審批和歸檔流程）的順暢性。

測試檔案的錄入與歸檔操作： 包括利用系統工具掃描紙質文件（可自動拼裝為PDF，若選配OCR設備可生成可檢索雙層PDF）、上傳電子文件、將文件條目歸入正確的“最底層分類”。

收集一線反饋，對分類結構、字段設置或流程進行微調，再全面推廣。

結語

社區矯正對象檔案管理的價值，在于為精準矯正、規范執法提供堅實依據。會博通的自定義檔案分類功能，其核心價值在于賦權與適配——賦予基層矯正中心強大的管理自主權。

通過自由定義分類結構、定制信息字段、匹配管理流程和精細權限控制，系統能精準匹配本地獨特的管理模式與法規要求。

無論是面對精細的省級規范，還是靈活的本地實踐，這套功能都能助力構建起結構清晰、流程順暢、安全合規的檔案管理體系。遵循“最底層分類”等規則，善用模板和工具，讓技術切實服務于基層社區矯正工作的規范化與高效化。