當審計組的燈光打在積灰的檔案柜上，

當客戶因一份缺失的簽字單拒絕付款，

當技術團隊一年的心血化為烏有……

您是否想過，檔案管理中的一絲疏漏，可能讓企業付出經濟損失？

2025年7月16日，會博通將通過一場直擊痛點的直播。

用真實案例告訴你：檔案管理系統，不是成本，而是企業的“風險防火墻”。

一、項目背后的無奈：0.1毫米的疏漏，釀成直接經濟損失

某企業因合規需求，急需一套能與其OA系統深度集成的檔案管理系統。

會博通團隊歷經3個月產品實施交付與集成開發，完成系統交付與接口對接。

但項目驗收時，一個“隱秘的角落”暴露了致命風險——運維階段的巡檢記錄，竟因缺少雙方簽字確認，導致客戶拒付尾款！

如果我們一起復盤這次危機，我們可以發現以下兩個關鍵節點： 

1.實施階段的“極限操作”

該企業要求所有項目資料現場處理，禁止外帶。團隊每天在客戶監控下手工整理會議記錄、需求文檔、實施方案書等文件，完成后的工作記錄會定時帶回公司馬上通過會博通掃描機器人“龜仔”即時掃描、錄入與移交，用“最基本”的方法確保流程合規。結果最后驗收通過，項目順利回款。

2.運維階段的“致命疏忽”

當項目轉入運維階段，松懈悄然滋生：

 “小問題不用簽字了吧？”

年度系統巡檢后，口頭確認替代書面記錄

“老客戶不會賴賬的”

技術團隊按合同約定提供年度巡檢服務，卻未將巡檢報告納入簽字流程。客戶以“無書面確認”為由，拒絕承認服務完成。導致如今1年服務期滿，尾款拖欠超6個月，技術團隊陷入“做白工”困境。

檔案管理不是“存檔”那么簡單，它是企業合規的“生命線”。

人工管理依賴個人習慣，而系統能將流程固化成“不可篡改的數字證據”。

二、檔案暴雷的3大誘因：你的企業踩雷了嗎？

1.“口頭承諾”陷阱

以為微信溝通記錄能替代正式文件？一旦糾紛發生，電子聊天記錄可能被認定為“證據不足”。采用會博通檔案管理系統可實現“誰形成，誰歸檔”，讓每一句話都“長出牙齒”。

2.“權限失控”風險

某企業因離職員工私自刪除檔案，導致審計受阻。采用會博通檔案管理系統進行分級權限管理，輔以操作日志溯源功能，讓檔案“誰看過、誰改過”一目了然。系統級的回收中心能讓員工私自刪除的文件得以“還原”。

3.“流程斷點”黑洞

像案例中的巡檢記錄缺失簽字，看似小疏忽，實則是合同漏洞的“導火索”。

采用會博通檔案管理系統自定義審批流程，強制關鍵節點留痕，堵住人為失誤。

三、直播預告：【別讓檔案暴雷，檔案系統筑牢防線！】

7月16日，（視頻號）會博通直播間將深度解析：

【上級檢查】每次應對審計、上級檢查，怎么都這么難？

【管理風險】檔案管理沒做好原來會造成經濟損失？

【管理風險】企業經營了這么長時間，核心技術、管理文件居然沒留檔？

【合規管理】管理分散、責任推諉，管好檔案真的這么難嗎？

結語：檔案無小事，暴雷毀終身

當客戶因一份簽字單拒付款項，當競爭對手因檔案合規拿下訂單，當監管的鐵拳落下——你，還敢讓檔案“裸奔”嗎？

7月16日，邀您觀看會博通視頻號直播，讓檔案管理系統成為您企業的“免死金牌”