在檔案管理發展過程中，傳統方式常需同時保存紙質與電子版本，既增加成本又降低效率。單套制檔案歸檔軟件作為新興解決方案，讓企業/機構無需依賴紙質副本，也能完成合法合規的檔案歸檔與長期保存，正助力眾多組織實現更高效、環保的檔案管理模式。

一、什么是單套制檔案歸檔軟件？

單套制檔案歸檔軟件，是專門為“僅以電子形式歸檔文件”設計的數字化管理工具。與傳統“雙套制”中電子文件僅作為紙質檔案的“附屬副本”不同，單套制軟件的核心目標是：?通過技術保障，使電子檔案本身具備與紙質檔案同等的法律效力，從而直接作為唯一歸檔形態，替代紙質文件的物理存儲。該軟件貫穿電子檔案從產生到長期保存的整個過程，為組織提供全面、規范的檔案管理方案。

二、單套制檔案歸檔軟件功能

1、電子文件收取

支持從OA、ERP、CRM等業務系統自動采集電子文件，也支持單個文件上傳、批量文件上傳。

2、智能分類與編目

根據文件類型、時間、來源等規則自動分類，生成標準化目錄結構，支持自定義分類體系，提升檔案組織效率。

3、四性檢測

檢測電子檔案的真實性、完整性、可用性與安全性，生成檢測報告，保障歸檔文件符合管理標準。

4、電子文件固化保護

通過技術手段鎖定文件原始狀態，防止內容被非法修改，保障電子檔案的原始性與可靠性。

5、版本管理

記錄檔案所有修改歷史，清晰展示各版本差異，支持查看原始版本與更新內容，保障信息可追溯。

6、在線預覽與借閱

提供檔案在線預覽功能，支持設置借閱期限與審批流程，方便授權用戶合規使用電子檔案。

7、權限分級管控

按用戶角色分配查看、下載、打印等操作權限，限制敏感檔案訪問范圍，保障數據安全。

8、全文快速檢索

支持關鍵詞、時間、作者等多維度檢索，同時可基于元數據精準定位文件，提升檔案查找效率。

9、安全存儲與加密

采用加密技術保護檔案數據，防止傳輸與存儲過程中的信息泄露，保障檔案內容不被非法獲取。

10、系統日志與審計

自動記錄用戶操作行為與系統運行狀態，生成可追溯的審計軌跡，滿足合規性檢查需求。

三、單套制檔案歸檔軟件的優勢

1、降低成本

采用單套制檔案歸檔軟件，減少了紙張、墨盒等耗材的使用，降低了檔案存儲空間的租賃費用以及檔案庫房維護成本。

2、提高效率

電子檔案的歸檔、檢索和利用更加便捷快速，無需花費大量時間對紙質檔案進行分類和裝訂。

3、環保節能

減少紙質檔案的使用，意味著減少樹木砍伐和紙張生產過程中的能源消耗與環境污染，符合當下綠色環保的發展理念。

4、管理簡化

避免了電子檔案和紙質檔案雙套管理帶來的繁瑣流程，如重復整理、核對以及多地點存放等問題。

四、應用場景

1、企業辦公檔案管理

企業的合同文件、采購審批單、會議紀要等日常辦公文件，通過單套制檔案歸檔軟件進行管理，能夠實現高效的歸檔和檢索。

2、政府機關文書管理

政府機關的紅頭文件、政策通知、會議記錄等公文，利用單套制檔案歸檔軟件進行歸檔，能夠保證公文的規范性和有效性，方便公眾查詢和利用，提高政府工作的透明度和公信力。

3、工程項目檔案管理

工程項目的設計圖紙、施工方案、驗收報告等文件，通過單套制檔案歸檔軟件進行管理，能夠確保檔案的完整性和可追溯性。

4、科研機構檔案管理

科研機構的研究數據、實驗記錄、論文手稿等檔案，借助單套制檔案歸檔軟件進行管理，能夠保證科研檔案的真實性和完整性，為科研成果的申報和學術交流提供可靠依據。